De overtuiging is er al jaren, maar de boodschap komt inmiddels erg duidelijk naar voren: ICT en data worden steeds belangrijker voor transportondernemingen. Tijdens de Corona-maanden daalde de omzet bij de meeste bedrijven. Juist in zo’n periode is er, naast het goed getrainde onderbuikgevoel, behoefte aan actuele managementinformatie. Althans, dat is de veronderstelling door logisch te redeneren, maar leeft dit ook in de praktijk? Dankzij een initiatief vanuit TLN en TKI Dinalog heb ik afgelopen maand een 20-tal transportondernemers bezocht. Aanleiding van mijn bezoek was de TLN Operationeel Rendement Monitor, een nieuw product om real-time inzicht te hebben op het operationele rendement van de onderneming. Het leverde mooie, nieuwe inzichten op en zeker ook een bevestiging van hetgeen eerder is gesteld: “Data is King”.
Meer automatiseren, meer informatie?
Bedrijven zijn de afgelopen jaren niet minder gaan automatiseren. Een transportbedrijf van gemiddelde omvang – laten we hier eens uitgaan van een wagenpark met minimaal 20 auto’s – heeft tegenwoordig al gauw een geavanceerd TMS, boordcomputers, een klantenportal en mogelijk ook een planningstool in gebruik. En als ze een loods hebben voor opslag, dan kijkt niemand meer op als er ook een WMS wordt gebruikt. In de meeste gevallen zijn deze systemen aan elkaar gekoppeld, maar dat is al wat minder vanzelfsprekend dan het gebruik van de applicaties zelf. De toename van de automatiseringsgraad loopt echter niet synchroon met de toegenomen hoeveelheid data, die tot informatie wordt omgezet. Daar zit de uitdaging, want naast data is Excel ook nog steeds King.
Omzet omlaag, marge in control
De Coronaperiode heeft bedrijven nog meer aan het denken gezet. Vrijwel iedereen heeft te maken met een omzetdaling. Mooi om te zien, is dat het verlies aan omzet niet automatisch tot een flinke terugval in marge heeft geleid. Daar zijn wel verklaringen voor. De brandstofprijs was laag en er zit een vertragend effect in de verrekening hiervan via de dieselolietoeslag. Daarnaast was de gemiddelde snelheid van de voertuigen een stuk hoger, omdat er simpelweg minder congestie was. Een ander effect is dat er in een periode van minder omzet scherper gekeken wordt naar het proces en keuzes die gemaakt worden. De operationele druk was als vanzelfsprekend minder en dan kan er ook meer aandacht uitgaan naar optimale benutting van de capaciteit. Bedrijven die de juiste stuurinformatie al hebben, konden hier direct op anticiperen.
Direct zicht op operationeel rendement
Het idee van de Operationeel Rendement Monitor ontstond zo’n jaar geleden op een bijeenkomst van TLN. De directeur van TLN sprak destijds over zijn wens om transportondernemers een tool geven waarmee ze direct inzicht hadden in het operationele rendement. Het stoorde hem, dat er nog zo veel ondernemers zijn die 6 tot 8 weken moeten wachten op de definitieve financiële cijfers. Dat moest toch anders kunnen. En dan ook gelijk laagdrempelig en met voldoende zelfredzaamheid voor de gebruiker. Daar vond ik ook de uitdaging om met een paar collega’s uit de branche voor deze gewenste oplossing aan de slag te gaan.
De beste oplossing is een dienst
Business Intelligence als zodanig is niet nieuw. Er zijn voldoende voorbeelden in de markt. Dashboarding tools zijn er in verschillende smaken en er zijn aanbieders die zich specifiek op de transportsector richten. Daarnaast hebben sommige TMS leveranciers een module voor managementinformatie. Ik heb de afgelopen jaren ook meerdere projecten gedaan, waarbij na de implementatie van een TMS is doorgepakt met uitgebreide rapportages en dashboards. De mooiste schermen heb ik zien ontstaan, maar in veel gevallen met een aardig portie maatwerk en een stevig prijskaartje als logisch gevolg. De meeste kennis zit in deze gevallen bij de bouwer en de rapportages zijn vaak ook rechtstreeks gekoppeld aan de databases van de applicaties. Het gevaar van een langdurig traject ligt op de loer. Een gangbaar TMS is complex, er wordt veel data verzameld vanuit een boordcomputer en het combineren van deze data is niet altijd gemakkelijk. Er wordt nogal eens voor een pure BI-specialist gekozen, terwijl kennis en inzicht van transport gerelateerde processen en de gebruikte systemen juist belangrijker zijn. De juiste tool is niet zomaar een sexy dashboard met veel gekleurde grafieken. De beste oplossing is misschien ook wel meer een dienst dan een product. Het moet de onderneming in de kern ondersteunen en zorgt ervoor dat op het juiste moment de juiste verbetermaatregelen kunnen worden genomen.
De beste besluiten nemen
Waarom is een dashboard dan zo nodig? De transportondernemer is over het algemeen gedreven door passie, daadkracht en klantgerichtheid. Vaak is daardoor minder ruimte beschikbaar voor controle en bedachtzaamheid. En toch moeten elke dag meerdere ingrijpende besluiten worden genomen. Doen we die extra rit voor die nieuwe klant er wel even bij? Wat doen we met de zendingen die net niet passen in de gemaakte routes en welke trouwe klant kunnen we vragen iets in te schikken? Wat is de juiste prijs voor dat ene contract nu het volume niet te voorspellen valt? De grootste uitdaging is om meerdere keren per dag uit alle mogelijke besluiten net de allerbeste te (blijven) nemen. En ook niet onbelangrijk: weet wat je met de cijfers moet doen als het inzicht er is.
Een dashboard werkt niet zonder plan
Uit de gesprekken die ik de afgelopen maand gevoerd heb, is in ieder geval duidelijk geworden dat dit het juiste moment is om met data aan de slag te gaan. Vrijwel iedereen is ermee bezig of men heeft het onderwerp met hoge prioriteit op een actielijst staan. Er wordt gelukkig ook nagedacht over welke informatie benodigd is. Overzichten maken om maar veel data te kunnen presenteren is immers zinloos; er moet een plan zijn anders verdwaal je in de informatie. Met het TLN ORM dashboard onder de arm heb ik bedrijven uitgelokt om mij te laten zien hoe ver ze in dit proces zijn. En veel verschillende stadia zijn langsgekomen. Er is een grote groep bedrijven, die de data uit het TLN ORM dashboard echt wel heeft. Het nadeel is dat de totstandkoming meestal bewerkelijk is en altijd achteraf tot stand komt. Iedere week (of periode) worden exports in Excel gemaakt, wordt data opgeschoond of verrijkt en worden bestanden aan elkaar gekoppeld. Als de betreffende medewerker niet aanwezig is, dan is er vertraging of geen rapportage. Ik ben ook een paar keer verrast door bedrijven die met eigen kennis van Business Intelligence al hele mooie rapportages konden laten zien. Completer en diepgaander ook dan het ORM dashboard. En ook in deze gevallen werd het “eenvoudige” ORM niet van tafel geveegd. Veel gehoorde argumenten: Data-analisten kunnen doorslaan in rapportages. Er kunnen zo veel rapporten zijn, dat men niet meer weet waar te kijken en vaak worden er bij ieder rapport ook weer vraagtekens gezet. Klopt het wel wat er staat? Daarnaast is men afhankelijk van de leverancier of die ene specialist die het gebouwd heeft. Als er sprake is van een directe database koppeling, kan een uitgebreide query bovendien best verstorend werken op het operationele proces.
Eenvoud is basis voor succes
In de basis hoeft een dashboard voor operationeel rendement niet heel veel grafieken en KPI’s te bevatten. Jaren geleden mocht ik de rol van transport manager uitoefenen bij een van de grote e-commerce partijen in Nederland. De gehele organisatie werd zwaar gestuurd op KPI’s en voor transport was er welgeteld 1: de kosten per drop. Dit is zeker geen aanbeveling om het dan ook maar met zo min mogelijk stuurcijfers te doen, maar vast staat wel dat eenvoud een belangrijke factor is in het succes ervan.
Eerste successen te mooi om niet te delen
Tot slot, de rondgang langs 20 vervoerders in juni is absoluut een succes geworden. Uiteindelijk hebben 17 bedrijven getekend om met TLN ORM aan de slag te gaan. Een aantal is zelfs al in de lucht. Een aantal praktische feiten nog: 7 verschillende TMS-en en 5 verschillende boordcomputer systemen worden ontsloten via de Azure Data Factory en gekoppeld aan het dashboard in PowerBI. Iedereen start eenvoudig en als de organisatie er klaar voor is, dan wordt het groeipad bewandeld. Een aantal gaat op korte termijn al naar de volledige suite met uitgebreide rapportages als rendement per klant, regio, voertuig, chauffeur en plan performance. Zo geven we de ondernemers het stuur weer vaster in handen. Dit project is mede mogelijk gemaakt door TLN, TKI Dinalog, OostNL en Powerblocks.nl.
Lambooij Logistiek 